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Conhece 5W2H? Veja a prova fundamental de que a ferramenta funciona!

Importância da Ferramenta 5W2H

Os gestores de empresas estão sempre buscando por soluções que ajudem na administração da empresa e em uma maior produtividade por parte de todos os funcionários. A ferramenta 5W2H pode ser a solução que faltava.

O que é?

O conceito inovador nasceu no Japão, desenvolvido por profissionais que atuavam na gestão de uma indústria automobilística. Ele tinha como o objetivo ser um mapa de todas as tarefas da equipe, indicando quem seria o responsável, qual o prazo e quais os motivos para os quais a atividade está sendo realizada. Simples assim.

5w2h

O 5W2H nada mais é do que a união de siglas. Das palavras que a formam, 5 são iniciadas em W e duas em H, em inglês. Os Ws são:

  • What – O quê
  • Who – Quem
  • Why – Por quê
  • When – Quando
  • Where – Onde

E os Hs são:

  • How – Como
  • How much – Quanto custa

Como colocar em prática o 5W2H

A ferramenta 5W2H pode ser utilizada por qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação. Trata-se de uma ferramenta para o desenvolvimento de planos de ação perfeitos para melhorar a gestão. Atualmente é considerada a forma mais eficaz para o planejamento de atividades e elaboração de novos projetos, já que é algo extremamente simples e que pode ser compreendido por todas as pessoas de um empresa. Pode ser utilizado no sentido mais macro em planejamentos a longo prazo e também com equipes para atividades do cotidiano, deixando bem claro quais tarefas devem ser executadas por cada um dos integrantes.

Para colocar em prática a teoria basta que o gestor ou líder de um projeto coloque no papel as respostas a todas as letras da ferramenta, sempre de forma clara, direta e totalmente verdadeira. A melhor maneira é colocar tudo em formato de tabela, para que seja melhor visualizado por toda a equipe.

Em seguida, a planilha pode ser distribuída por todos os envolvidos no processo para um acompanhamento e para compreender melhor todas as atividades que precisam ser executadas. Desta forma, tanto os membros da equipe terão conhecimento a respeito das próprias tarefas, da de seus colegas e qual a importância de cada uma para o todo.

Ao mesmo tempo, o gestor terá em mãos todo o andamento do processo, capaz de saber com certeza qual funcionário é o responsável por cada tarefa e qual é o prazo para execução da mesma.

Esta tabela serve para toda e qualquer atividade dentro da empresa. Um diretor pode preparar tabelas para seus gerentes, indicando atividades macro que precisam ser realizadas. Os gerentes, por sua vez, poderão dividir a tarefa recebida em outras tarefas menores para dividirem com seus supervisores ou coordenadores e assim por diante, até que toda a empresa esteja trabalhando seguindo o mesmo conceito.

Vantagens em utilizar a ferramenta 5W2H em uma empresa

Colocar em prática a ferramenta 5W2H é uma forma simples de otimizar todas as atividades que precisam ser feitas dentro de uma empresa. Cria um ambiente competitivo e produtivo, no qual todos compreendem qual é o seu papel dentro do todo.

Além disso, proporciona uma gestão mais próxima e mais verdadeira, com controle total de todas as atividades que estão sendo realizadas dentro da empresa. Quando isso acontece, a produtividade costuma aumentar significativamente e o tempo para execução de todas as atividades costuma cair bastante, tudo que qualquer empresa mais deseja em seu funcionamento.

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